Workflow automatizálás · Rendszer-összekötés

Folyamat-automatizálás, hogy a rutinmunkát átvegye a gép

Ha egyedül vagy pár fős csapattal viszed a cégedet, a heti rutinmunkád egy részét átveszi a gép: mozgatja az adatokat a rendszereid között, kiküldi a visszaigazolásokat és az emlékeztetőket, elkészíti a dokumentumokat és a riportokat. Kevesebb kézi lépés, kevesebb hiba, és újra a tiéd az az idő, amit eddig az admin vitt el.

Kérem az ingyenes videós elemzést Inkább írnék

A Direkt-be mögött ketten állunk, a munkát mi végezzük. A felméréstől az átadásig közvetlenül velünk dolgozol.

Rutinlánc Automatikus

KiváltóÚj érdeklődő
LépésAdat rögzítése
LépésVisszaigazoló e-mail
LépésEmlékeztető
LépésCRM-be
VégeKész

A szabálykövető rutint a gép ismétli, kézi lépés nélkül, mindig ugyanúgy.

Ismerős?

Hol folyik el a heted?

Ezek nem szervezési hibák, hanem szabálykövető, ismétlődő folyamatok. Pontosan az a fajta munka, amit érdemes gépre bízni. A gép nem felejt, nem gépel félre, és a huszadik ismétlésnél sem fárad el.

Rendszerből rendszerbe, kézzel

A nap végén még átmásolod az adatokat az egyik rendszerből a másikba, kézzel, sorról sorra.

Ugyanaz az e-mail, sokadszorra

Ugyanazt az e-mailt írod meg újra és újra, csak a nevet cseréled ki benne.

Ajánlat, számla, emlékeztető, és néha kimarad

Ajánlat, számla, fizetési emlékeztető: mind kézzel megy ki. És amit kézzel csinálsz, az néha elmarad.

Az ügyfél nő, de először az admin

Ahogy jönnek az új ügyfelek, először nem a bevételed nő, hanem az adminisztrációd.

Mit jelent a gyakorlatban

Először felmérjük, hogyan dolgozol, utána a szabálykövető részét gépre tesszük

Megnézzük, mi ismétlődik, ki csinálja, milyen gyakran, és mennyi időt visz el. Utána azokat a folyamatokat automatizáljuk, amelyek szabályba önthetők, három irányban, egyszerre.

Rendszerösszekötés

Összekötjük a rendszereidet, hogy az adat magától menjen át egyikből a másikba
Levelezés, naptár, táblázat, űrlap, számlázó, webáruház, ügyfélkezelő: ha van hozzá kapcsolat, összeköthető
A te fiókjaidban dolgozunk, nem a sajátunkban, minden nálad marad

Értesítések és emlékeztetők

Visszaigazolók, amelyek maguktól kimennek, amikor egy folyamat elindul
Emlékeztetők a lépésekről, amelyekről könnyű megfeledkezni
Az észben tartás a gépé lesz, nem a tiéd

Dokumentumok és riportok

A visszaigazolásokat, adminisztrációs anyagokat a gép állítja össze helyetted
Riportok arról, hol tart éppen minden megkeresés, kézi összegyűjtés nélkül
Kevesebb kézi lépés, kevesebb elgépelés, kevesebb kimaradó feladat

Egy tipikus példa

Az érdeklődőtől a ránézésig, kézi lépés nélkül

Kitölti az űrlapot a weboldaladon Az adatai bekerülnek az ügyfélkezelődbe Kimegy a visszaigazoló e-mail Ha pár napig nincs válasz, emlékeztetőt kapsz

Az átmásolást, a visszaigazolást és az észben tartást eddig te csináltad. Ezentúl a gép viszi mindet.

Nem eszközt adunk el, hanem működő, dokumentált automatizálást: a workflow automatizálás nálunk az üzleti folyamataid rendbetételével kezdődik, nem egy szoftverelőfizetéssel.

Így épül fel a közös munka

Öt lépés, és pontosan mit kapsz a végén

Az egyszerűbb automatizálások hamar élesíthetők; az összetettebbeknek a párhuzamos teszttel együtt több idő kell. A felmérés után pontosan látod, nálad melyik melyik. Minden lépésnek megvan a kézzelfogható eredménye: ez egyben a munka terjedelme is, amire a felmérés után írásos ajánlatot kapsz.

Folyamatfelmérés

Végigmegyünk a napi és heti rutinjaidon: mi történik, ki csinálja, milyen gyakran, mennyi ideig tart. Ehhez tőled egy-két beszélgetés kell, és betekintés az eszközeidbe.

Felmérési dokumentum: hol megy el a kézi munkaidő

Prioritáslista

A felmérésből sorrendet állítunk: melyik folyamat automatizálása hozza vissza a legtöbb időt a legkisebb kockázattal. Tőled itt egyetlen döntés kell: mivel kezdjünk.

Írásos javaslat, azzal is, mit miért nem javaslunk elsőre

Az automatizálás megépítése

Összekötjük a rendszereidet, és megépítjük, amiben megegyeztünk: adatátvitel, értesítések, dokumentumgenerálás. Tőled hozzáférések kellenek, a te fiókjaidban dolgozunk, így minden nálad marad.

Kész automatizálás, még nem élesben, de működik

Tesztidőszak párhuzamos futással

Az automatizmus egy ideig a kézi folyamat mellett fut, és minden eltérést megnézünk. Párhuzamos teszt nélkül nálunk semmi nem megy élesbe. Tőled annyi kell, hogy dolgozz tovább a megszokott módon.

Bizonyítottan egyező eredmény, mielőtt élesedik

Átadás, dokumentáció, hibakezelés

Élesítéskor kapsz egy rövid, közérthető kezelési útmutatót. Beállítjuk a hibaértesítéseket, és rögzítjük, mi a teendő, ha valami megáll. Az élesítés után egy ideig mi is figyeljük a futást.

Élő, dokumentált automatizálás, amit magad is kezelsz

Őszintén

Kinek való, és kinek nem

Neked való, ha

van legalább néhány ismétlődő, szabálykövető digitális folyamatod: adatrögzítés, visszaigazolások, számlázási adminisztráció, riportok, emlékeztetők
heti szinten megy el időd olyan kézi munkára, amit egy héttel korábban valaki pontosan ugyanígy elvégzett már
az elején hajlandó vagy időt szánni a felmérésre és a tesztidőszakra, enélkül nincs megbízhatóan futó automatizálás

Nem neked való, ha

maga a folyamat kaotikus: a káoszt nem automatizáljuk; ha a folyamat rossz, azt a felmérésen kimondjuk, és először abban teszünk rendet
minden ügyed egyedi mérlegelést kíván: ahol értelmezni és dönteni kell, ott az AI integráció a terep
azonnali, teszt nélküli élesítést vársz, azt nem vállaljuk

Mire számíts reálisan

Nem varázslat: mért, megépített megtakarítás

Megtérülés

Számot előre nem ígérünk: megmérjük

A felmérésben megmérjük, mennyi kézi munkaidőt visz el ma az adott folyamat, és ebből a saját számaidon látod, mit hoz vissza az automatizálás. Konkrét óraszámot ezért nem írunk ide, azt a te folyamataid adják meg.

Karbantartás

Nem „beállítjuk, aztán elfelejtjük"

Ha lecseréled valamelyik rendszeredet, vagy a szolgáltató változtat a működésén, az automatizmust hozzá kell igazítani. Ezért kapsz hibaértesítést, és ezért van utókövetés, hogy a futás megbízható maradjon.

Esettanulmányt akkor teszünk ide, ha valós, az ügyfél által írásban engedélyezett adatokkal tudjuk megmutatni. Addig nem hivatkozunk meg nem nevezhető sikerekre. A módszert viszont bármikor megnézheted működés közben.

Működés közben

Amit ajánlunk, azt magunknál is használjuk

A saját ügyfélkezelő rendszerünkben ugyanígy fut: automatizmus rögzíti az érdeklődőt, automatizmus küldi az utánkövető e-maileket és emlékeztetőket, és automatizmus állítja össze a riportot arról, hol tart éppen minden megkeresés.

Mindegyik ugyanúgy készült, ahogy neked is építenénk: felmérés, prioritás, párhuzamos teszt, dokumentáció. Ha kéred, a videós elemzésben képernyőn meg is mutatjuk, ez nálunk hogyan fut a gyakorlatban.

A saját CRM-ünkben

Az érdeklődő magától bekerül, amikor kitölt egy űrlapot
Az utánkövető e-mailek és emlékeztetők maguktól mennek ki
A riport magától összeáll: hol tart éppen minden megkeresés

Mikor melyik

Workflow automatizálás vagy AI integráció?

A határvonal egyszerű: ha a lépések szabályba önthetők, az folyamatautomatizálás; ha a lépéshez értelmezés kell, az az AI terepe. A kettő gyakran együtt ad teljes megoldást: a szabályok viszik a vázat, az AI a döntési pontokat.

Ez az oldal · szabálykövető

Workflow automatizálás

Ha a lépések szabályba önthetők („ha beérkezik az űrlap, rögzítsd az érdeklődőt, és küldj visszaigazolást"), az mindig ugyanúgy, kiszámíthatóan fut.

Adatrögzítés, visszaigazolás, emlékeztető, riport
Kiszámítható, ismételhető, mérhető

A másik oldal · értelmez

AI integráció

Ha a lépéshez értelmezés kell (egy szabadszöveges e-mailből kihámozni, mit szeretne az ügyfél, vagy egy dokumentumból kiszedni az adatokat), az az AI integráció terepe.

Szövegértés, adatkinyerés, válaszvázlat
Döntési pontok, egyedi mérlegelés

A felmérésen azt is megmondjuk, ha nálad a másikkal (vagy a kettő kombinációjával) jársz jobban.

Gyakori kérdések

Amit a legtöbben megkérdeznek

Milyen rendszereket lehet összekötni, az enyémet is?

A legtöbb ma használt üzleti eszközt: levelezést, naptárat, táblázatokat, űrlapokat, számlázót, webáruházat, ügyfélkezelőt. Ha egy rendszernek van csatlakozási felülete (API), vagy legalább van export-import lehetősége, jó eséllyel összeköthető. Az összekötést bevált automatizációs platformra (például a Make-re) vagy közvetlen API-kapcsolatra építjük, arra, amelyik a te eszközeiddel megbízhatóbban működik. A felmérésen az első dolgunk pont ez: végignézzük, mit használsz, és megmondjuk, mi köthető össze mivel.

Mi történik, ha az automatizálás elromlik? Észreveszem egyáltalán?

Igen, mert minden automatizmus mellé hibaértesítést állítunk be. Ha egy lépés megáll vagy hibát dob, arról azonnal értesítés megy; semmi nem áll le csendben, hetekre észrevétlenül. Az átadáskor azt is rögzítjük, mi a teendő hiba esetén: mit tudsz az útmutató alapján te magad újraindítani, és mikor kell minket hívnod. Az élesítés utáni időszakban ráadásul mi is figyeljük a futást.

Ki tudja ezt utána karbantartani, függeni fogok tőletek?

Nem célunk túszul ejteni téged. Minden a te fiókjaidban épül, mindenhez van hozzáférésed, és az átadáskor dokumentációt és kezelési útmutatót kapsz. A napi működéshez nem kellünk. Ha módosítani vagy bővíteni szeretnél, választhatsz: megcsinálod házon belül a dokumentáció alapján, vagy szólsz nekünk.

Mennyi idő alatt térül meg?

Erre itt az oldalon nem mondunk számot, mert nem tudhatjuk, a te folyamataidtól függ. A felmérés viszont pontosan ezt méri meg: mennyi kézi munkaidőt visz el ma az adott folyamat, milyen gyakran fut, és mit jelentene gépre bízni. Ebből a saját számaidon látod a megtérülést, mielőtt bármit megrendelnél.

Mi a különbség a workflow automatizálás és az AI integráció között?

A workflow automatizálás szabályokat követ: „ha X történik, csináld meg Y-t", mindig ugyanúgy, kiszámíthatóan. Az AI integráció ott lép be, ahol a lépéshez értelmezés kell: megérteni egy szabadszöveges e-mailt, adatot kinyerni egy dokumentumból, válaszvázlatot írni. Ha a folyamatod lépései szabályba önthetők, ez az oldal a tiéd; ha döntés és szövegértés is kell, nézd meg az AI integráció oldalát. A kettő gyakran együtt ad teljes megoldást.

Miért nincs ár az oldalon?

Mert a munka terjedelme cégenként nagyon eltér: nem mindegy, hogy két rendszert kötünk össze egy értesítéssel, vagy öt folyamatot építünk újra dokumentumgenerálással együtt. A fenti „Mit jelent a gyakorlatban” részből látod, mire számíthatsz; a konkrét árat a felmérés után, írásos ajánlatban kapod meg, utólagos meglepetések nélkül.

Hogyan fizetek, egyszeri díj vagy havidíj?

A díj két részből áll: egyszeri beállítási díjból (ez fedezi a felmérést, a megépítést, a tesztelést és az átadást), és havidíjból a felügyeletért: a hibaértesítések kezeléséért, a karbantartásért és az igazításokért, ha valamelyik rendszered változik. A pontos összegeket a felmérés utáni ajánlatban látod, még mielőtt bármiről döntenél.

Nézzük meg, mit lehet automatizálni nálad

Kérd az ingyenes videós elemzést: átnézzük, hogyan dolgozol most, és rövid videóban megmutatjuk, mely folyamataidat érdemes gépre bízni, mielőtt bármit fizetnél. Nem sablon-PDF, hanem rólad szóló videó, és semmire nem kötelez.

Kérem az ingyenes videós elemzést Inkább írnék előbb

Inkább írnál vagy hívnál? Az üzeneted hozzánk fut be, nem egy ticketrendszerbe: [email protected] · +36 30 425 3679.